Het bevolkingsregister is een essentiële databank die door elke Belgische gemeente wordt beheerd. Hierin worden de persoonsgegevens opgeslagen van alle personen die hun hoofdverblijfplaats hebben binnen het grondgebied van de gemeente. Dit register wordt continu bijgewerkt door de gemeentelijke diensten, waarbij levensgebeurtenissen zoals geboortes, huwelijken, verhuizingen en overlijdens, alsook officiële documenten, als basis dienen.
Aanvragen van een uittreksel of getuigschrift
U kunt op elk moment, zowel mondeling als schriftelijk, een uittreksel of getuigschrift aanvragen, mits de gevraagde inlichtingen betrekking hebben op uzelf. Bij de aanvraag dient u uw identiteitskaart voor te leggen.
Voor het verkrijgen van gegevens van een andere persoon uit de bevolkingsregisters, kan elke persoon of instelling een uittreksel of getuigschrift aanvragen. De bevolkingsdienst zal in dit geval nagaan of de wettelijke bepalingen van toepassing zijn en of de aard van de gevraagde gegevens overeenstemt met het opgegeven motief.
Het Rijksregister van de natuurlijke personen
Het Rijksregister van de natuurlijke personen fungeert als een centrale databank die informatie over de identiteit en het adres van personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke bevolkingsregisters, samenbrengt.
Volmachten voor het afhalen van akten
Wanneer u een akte afhaalt voor iemand anders, is het noodzakelijk om een ondertekende volmacht voor te leggen. Een volmachtformulier voor het afhalen van akten of uittreksels burgerlijke stand van iemand anders is hiervoor beschikbaar.
Indien een akte bestemd is voor het buitenland, kan er soms leges nodig zijn. Indien dit het geval is, kan dit voor u worden aangevraagd. Voor bepaalde landen waarmee een overeenkomst is afgesloten (zoals de Conventie van Genève), wordt in plaats van een akte een internationaal meertalig document opgesteld.
U kunt zich aanmelden aan het onthaal tijdens de openingsuren om een akte aan te vragen. Vergeet niet dat u, bij het aanvragen van een akte voor iemand anders, steeds een volmacht moet voorleggen.
Wat is een uittreksel uit het bevolkingsregister?
Een uittreksel uit het bevolkingsregister dient als bevestiging dat een inwoner is ingeschreven in het bevolkingsregister. Dit attest bevat diverse persoonlijke gegevens, waaronder:
- Naam en voornaam
- Geboortedatum en -plaats
- Rijksregisternummer
- Woonplaats
- Burgerlijke staat
- Beroep
- Nationaliteit
- De datum sinds wanneer u ingeschreven bent in het bevolkingsregister van uw gemeente.
Voorwaarden voor het aanvragen van een uittreksel
De volgende partijen kunnen een uittreksel met betrekking tot uzelf aanvragen:
- Uzelf
- Uw wettelijke vertegenwoordiger (bijvoorbeeld ouder of voogd)
- Derden (zoals publieke of private instellingen) indien de afgifte ervan wettelijk voorgeschreven is.
- Een derde persoon, mits deze in het bezit is van een volmacht en de identiteitskaart (of een kopie ervan) van de aanvrager.
Bijzondere gemachtigden, zoals notarissen of advocaten, hebben de mogelijkheid om de informatie rechtstreeks uit het Rijksregister op te vragen.
Procedure voor het aanvragen van een uittreksel
U kunt een uittreksel uit het bevolkingsregister opvragen bij uw gemeente.
Indien u beschikt over een elektronische identiteitskaart (eID) of een andere digitale sleutel, kunt u het document ook online raadplegen, downloaden en afdrukken via:
- ‘Mijn dossier’, de online toepassing van het Rijksregister (opent in nieuw venster).
- ‘Mijn Burgerprofiel’, de online toepassing van de Vlaamse overheid (onder de rubriek ‘Attesten en toelatingen’).
- Het e-loket van uw gemeente.
Anderen kunnen het uittreksel uitsluitend aanvragen aan het loket van de dienst Burgerzaken.
De akte van geboorte
De akte van geboorte wordt opgemaakt na de aangifte van een geboorte en vervolgens ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de geboorteplaats.
Inhoud van een geboorteakte
Een geboorteakte bevat alle relevante gegevens betreffende de geboorte van een persoon, waaronder:
- De geboortedatum, -plaats en -uur
- Het geslacht
- De naam en voornamen van het kind
- Indien van toepassing, de verklaring van naamskeuze door de ouders
- De naam, voornamen, geboortedatum en -plaats van de moeder en, indien hun afstamming vaststaat, van de vader of meemoeder
- Indien van toepassing, het aktenummer van de akte van prenatale erkenning, of de erkenning door de moeder, vader of meemoeder.
Afschrift versus uittreksel van de geboorteakte
Onder bepaalde voorwaarden kunt u een afschrift of een uittreksel van de geboorteakte aanvragen:
- Een afschrift bevat de oorspronkelijke gegevens van de akte en de historiek van de staat van de persoon op wie de akte betrekking heeft.
- Een uittreksel daarentegen vermeldt enkel de actuele gegevens van de akte, zonder de historiek. Op een uittreksel is dus enkel de huidige toestand van de gegevens zichtbaar.
Wie kan een afschrift of uittreksel van een geboorteakte aanvragen?
Voor akten van geboorte is het recht op een afschrift of uittreksel beperkt tot:
- Uzelf
- Uw wettelijke vertegenwoordiger (bv. ouder, voogd, bewindvoerder)
- Personen die een gerechtvaardigd belang kunnen aantonen, zoals:
- De echtgeno(o)t(e), overlevende echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende
- Bloedverwanten in opgaande of neerdalende lijn in de eerste graad
- Uw erfgenamen.
Als de akte meer dan 100 jaar oud is, heeft iedereen recht op een afschrift of uittreksel.
Procedure voor het aanvragen van een geboorteakte
U kunt een afschrift of een uittreksel van een geboorteakte aanvragen bij het gemeentebestuur, aan het loket van de dienst Burgerzaken.
Sinds 2019 kunt u een afschrift van een digitale akte opvragen bij elke Belgische gemeente, niet enkel bij uw geboortegemeente. Met behulp van uw digitale sleutels (zoals eID of itsme) kunt u een afschrift of uittreksel van de akte ook online aanvragen via:
- Mijn Burgerprofiel (via de rechtstreekse link of door te navigeren naar de tab ‘Attesten en Toelatingen’ kunt u de geboorteakte voor uzelf of uw kind aanvragen).
- Het e-loket van uw gemeente.
Sinds 31 maart 2019 worden akten van de burgerlijke stand uitsluitend digitaal geregistreerd. Datum uw akte van voor 31 maart 2019, dan is die mogelijk nog niet in digitale vorm beschikbaar. Sommige gemeenten digitaliseren oude archieven naarmate afschriften of uittreksels van de akten worden opgevraagd of wijzigingen worden aangebracht.
Digitale burgerlijke stand
Geboorteakte uit het buitenland
Als u in het buitenland bent geboren en de geboorteakte is niet overgeschreven in België, dan moet u de geboorteakte aanvragen bij de plaats van geboorte in het buitenland. Heeft u de Belgische nationaliteit, dan kunt u de akte van uw geboorte ook laten overschrijven in de registers van de burgerlijke stand van uw woonplaats in België. Om een buitenlandse geboorteakte in België over te schrijven, moet de akte eerst vertaald en gelegaliseerd worden.
Niet-Belgen die in het buitenland geboren zijn, kunnen de akte in België laten overschrijven om in België te kunnen huwen of om de Belgische nationaliteit aan te vragen.
Gebruik in het buitenland
Kan ik het afschrift of uittreksel gebruiken in het buitenland? In de meeste gevallen moet het document eerst gelegaliseerd en eventueel vertaald worden.
tags: #uittreksel #geboorte #of #bevolkingsregister