Geboorteakte Direct Na de Geboorte
In de meeste landen ontvangt u de geboorteakte van uw kind direct na het doen van de geboorteaangifte. Indien uw kind buiten Nederland wordt geboren, dient u de geboorte aan te geven in het geboorteland. De geboorteakte wordt doorgaans verstrekt tijdens deze aangifte.
Geboorteakte Aanvragen op een Later Moment
U heeft te allen tijde de mogelijkheid om een (afschrift of uittreksel van de) geboorteakte van uw kind aan te vragen. De procedure hiervoor verschilt afhankelijk van het land waar uw kind geboren is.
Aanvragen in het Geboorteland
Voor het verkrijgen van een (afschrift of uittreksel van de) geboorteakte van uw kind dient u contact op te nemen met de lokale autoriteiten in het geboorteland van uw kind. De specifieke werkwijze varieert per land. Indien de geboorte is geregistreerd bij een Nederlandse ambassade, kunt u de akte aldaar aanvragen.
Aanvragen bij de Gemeente Den Haag
Wanneer u de buitenlandse geboorteakte van uw kind heeft laten omzetten naar een Nederlandse akte bij de gemeente Den Haag, kunt u vervolgens bij de gemeente Den Haag een afschrift of uittreksel van deze omgezette akte aanvragen. Hieraan zijn kosten verbonden.
Procedure voor Geboorteaangifte in Den Haag
Aangifte in Den Haag
Is uw kind in Den Haag geboren? Dan bent u verplicht om binnen 3 werkdagen aangifte te doen bij de gemeente. Dit kan zowel bij het Stadhuis Spui als bij het Stadskantoor Leyweg. Neem de benodigde documenten mee.
Woont u in Den Haag? Dan schrijft de gemeente uw kind in. De aangifte dient binnen 3 werkdagen plaats te vinden. Het is belangrijk te weten dat de moeder, vader of duomoeder niet altijd zelf aangifte kan doen.
Kind Geboren in een Andere Gemeente, maar Wonen in Den Haag
Indien uw kind in een andere gemeente is geboren, maar u woont in Den Haag, doet u aangifte bij de gemeente waar uw kind geboren is. Deze gemeente informeert vervolgens de gemeente Den Haag over de geboorte. De gemeente Den Haag schrijft uw kind dan in.
Kind Geboren in Den Haag, Wonen in een Andere Gemeente
Wanneer uw kind in Den Haag is geboren, maar u woont in een andere gemeente, doet u de aangifte in Den Haag. De gemeente Den Haag geeft de geboorte door aan uw woongemeente, die vervolgens een burgerservicenummer (bsn) voor uw kind verstrekt.
Kind Niet de Nederlandse Nationaliteit, Aangifte in Andere Gemeente
Indien u aangifte heeft gedaan in een andere gemeente en uw kind niet de Nederlandse nationaliteit heeft, zal de gemeente waar u aangifte deed de geboorte doorgeven aan de gemeente Den Haag. De gemeente Den Haag schrijft uw kind vervolgens in.
Benodigde Documenten voor Aangifte
Voor de geboorteaangifte dient u de volgende documenten mee te nemen:
- Een geldig identiteitsbewijs van de aangever én de moeder. Dit kan een paspoort, identiteitskaart, rijbewijs of vreemdelingendocument zijn. Een rijbewijs is alleen geldig indien u ingeschreven bent in Nederland.
- Informatie over de geboorte, waaronder de geboortenamen, geboortedatum en geboortetijd van uw kind.
- Uw trouw- of partnerschapsboekje, indien van toepassing. De gemeente kan uw kind hierin bijschrijven.
Aanvragen van een Afschrift of Uittreksel
Een geboorteakte dient als bewijs van uw geboorte. Een afschrift van een akte is een officiële kopie van de akte. Wanneer u een afschrift of uittreksel aanvraagt, wordt een bedrag van € 17,80 exclusief portokosten in rekening gebracht. De gemeente verzendt het afschrift of uittreksel binnen 5 weken.
U kunt ook voor iemand anders een afschrift of uittreksel van een akte opvragen. Hiervoor kunnen extra documenten vereist zijn, afhankelijk van uw relatie tot de persoon wiens akte u aanvraagt:
- Wettelijk vertegenwoordiger: Een document waaruit uw wettelijke vertegenwoordiging blijkt.
- Erfgenaam: Een kopie van een verklaring van erfrecht.
Voor een machtiging kunt u het formulier 'Schriftelijke machtiging Burgerlijke Stand' invullen. Indien u online geen afspraak kunt maken of er bijzondere omstandigheden zijn, kunt u contact opnemen met de gemeente.
Omzetten van Buitenlandse Akten naar Nederlandse Akten
Wanneer u in het buitenland geboren bent, getrouwd bent of een geregistreerd partnerschap bent aangegaan, of wanneer iemand in het buitenland is overleden, kunt u uw buitenlandse akte laten omzetten naar een Nederlandse akte. Dit proces kan uitsluitend online worden aangevraagd en kan tot 13 maanden duren. Na de indiening van uw verzoek zal de gemeente u verzoeken om officiële documenten op te sturen. Na ontvangst van alle benodigde documenten zal de gemeente de akte binnen 6 weken omzetten.
Voorwaarden voor Omzetting
U komt in aanmerking voor omzetting als u Nederlander bent (of bent geweest) of statushouder bent, en de akte is opgemaakt door een bevoegde instantie. De akte dient in het Nederlands, Engels, Frans of Duits te zijn; voor andere talen is een vertaling vereist.
De volgende personen kunnen een buitenlandse akte laten omzetten:
- Alle (oud-)Nederlanders met een buitenlandse akte.
- Statushouders met een geldige verblijfsvergunning.
Voor de aanvraag heeft u een kopie van een geldig identiteitsbewijs nodig van de persoon die het verzoek doet, en een bewijs van Nederlanderschap van de persoon over wie de akte gaat.
Extra Documenten voor Specifieke Akten
Afhankelijk van het type akte dat u wilt omzetten, kunnen aanvullende documenten vereist zijn:
- Geboorte of adoptie: Een afschrift van de buitenlandse huwelijks- of partnerschapsakte (indien van toepassing), een erkenningsakte of andere documenten die het ouderschap bewijzen. Documenten met betrekking tot naamswijzigingen zijn ook noodzakelijk.
- Huwelijk of partnerschap: Een afschrift van de buitenlandse geboorteakte(n) van de betrokkenen, een kopie van de paspoorten of identiteitskaarten van beide partners, en een verklaring niet-Nederlandse nationaliteit indien van toepassing.
- Echtscheiding: Uw buitenlandse echtscheidingsdocumenten. Een voorwaarde is dat de buitenlandse huwelijksakte reeds is omgezet.
- Overlijden: Indien de overleden persoon in het buitenland is geboren en de buitenlandse akte niet in de BRP is geregistreerd, zijn scan van alle benodigde documenten vereist.
Deze Nederlanders willen emigreren: 'Hier geen toekomst voor mijn kinderen!'
Registratie vs. Omzetting van Akten
Het registreren van een akte in de Basisregistratie Personen (BRP) is verplicht wanneer u in Nederland woont en een buitenlands document heeft van een speciale gebeurtenis (geboorte, huwelijk, overlijden). De informatie wordt in de BRP opgenomen, maar de akte zelf niet. Bij verlies of veroudering dient u opnieuw een bewijs uit het buitenland op te vragen.
Het omzetten van een akte naar een Nederlandse akte, gebeurt in het systeem van de burgerlijke stand van Den Haag. Dit maakt het mogelijk om later eenvoudig een afschrift van de akte in Den Haag aan te vragen, zonder opnieuw naar het buitenland te hoeven reizen of de akte te legaliseren of te vertalen. Omzetten is niet verplicht, maar wel handig.
Registratie in de BRP
Woont u in Nederland, dan is het eerst verplicht om uw buitenlandse akte te laten registreren in de BRP van uw woongemeente. Daarna kunt u de akte laten omzetten in Den Haag. Woont u in het buitenland, dan kunt u de akte wel omzetten, maar deze wordt niet in de Registratie Niet-ingezetene (RNI) geplaatst. Bij een latere verhuizing naar Nederland dient de Nederlandse akte alsnog geregistreerd te worden in de BRP van uw woongemeente.
Hulp en Contact
Indien u hulp nodig heeft bij het invullen van online formulieren, kunt u terecht bij een Servicepunt XL bij u in de buurt. Medewerkers kunnen u assisteren. Voor overige vragen kunt u contact opnemen met de gemeente.
Het is niet mogelijk om de status van uw aanvraag online te bekijken. Houd rekening met een wachttijd van maximaal 13 maanden voor de verwerking van uw verzoek.
Omgaan met Valse Documenten
Indien de door u opgestuurde documenten vals, vervalst of verkregen door fraude blijken te zijn, zal de gemeente deze niet inschrijven en niet terugsturen.