Een correcte en geldige factuur is van cruciaal belang voor elke ondernemer. Het dient niet alleen als middel om betaald te worden, maar is ook een vereiste om te voldoen aan alle wettelijke bepalingen. Facturen dienen namelijk aan specifieke vormvereisten te voldoen, anders riskeert men boetes of betalingsproblemen.
Verplichte Vermeldingen op een Factuur
Om rechtsgeldig te zijn, moet een factuur aan diverse vormelijke en inhoudelijke voorschriften voldoen. Hieronder volgt een samenvatting van de verplichte factuurvermeldingen:
- Het woord “factuur”.
- Datum en volgnummer van de factuur.
- Naam en adres van de uitreiker en van de medecontractant (of de maatschappelijke benaming en de aard van de rechtspersoon).
- Het nummer van de bankrekening (IBAN).
- Het BTW-nummer / ondernemingsnummer. Een vaak geziene fout op een ongeldige factuur is het ontbreken van het BTW-nummer. Dit nummer begint met de letters “BE”, zoals bijvoorbeeld “BE 0123.456.789”. Een factuur met vermelding van het nummer dat niet wordt voorafgegaan door “BE” is principieel een ongeldige factuur.
- Leveringsdatum.
- Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen/verstrekte dienst, alsmede alle gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen, alsook het BTW-tarief.
- Prijs (in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende BTW-tarieven van toepassing zijn).
- Bedrag van de verschuldigde BTW (eventueel per tarief).
- Eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de gefactureerde handeling niet aan de BTW onderworpen is.
- Plaats waar de factuur werd opgemaakt en datum.
- Een verwijzing naar voorgaande facturen, wanneer voor eenzelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgemaakt.
- Algemene voorwaarden (niet verplicht, maar het is aan te raden ze mee op te nemen, desnoods op de achterzijde).
Bijkomende Bijzondere Vermeldingen
In bepaalde gevallen zullen er ook nog bijkomende bijzondere vermeldingen op de factuur moeten worden opgenomen:
- 'BTW verlegd', indien de BTW verschuldigd is door de medecontractant.
- 'factuur uitgereikt door afnemer', in het geval van self-billing.
- 'vrijgesteld van BTW op grond van artikel …', indien de handeling vrijgesteld is van BTW. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn.
- Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving (verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen).
Vormvereisten en Wettelijke Naleving
Een correcte factuur is niet alleen een kwestie van de juiste gegevens vermelden, maar ook van voldoen aan de wettelijke vormvereisten. Zonder vervaldatum of bankrekeningnummer op de factuur heeft een klant bijvoorbeeld een reden om u niet of te laat te betalen. Ook wanneer u een kleine onderneming runt en vrijgesteld bent van BTW, moeten uw facturen nog steeds voldoen aan de vormelijke vereisten en bijzondere btw-vermeldingen.
Taal van de Factuur
De taal waarin een factuur moet worden opgesteld, wordt bepaald door de locatie van de exploitatiezetel. Spreektaal, woonplaats of voorkeur van de ontvanger zijn niet bepalend. Is de exploitatiezetel van de onderneming gelegen in het Nederlandse taalgebied, dan moet de factuur in het Nederlands worden opgesteld. Facturen die in een andere taal zijn opgesteld, kunnen volgens het Vlaamse Taaldecreet van 1973 als absoluut nietig worden beschouwd. In dergelijke gevallen is het aan te raden om twee facturen uit te reiken met dezelfde juridische waarde, eventueel met een vertaling in een andere taal.
Timing van Facturatie
Uw factuur moet worden opgemaakt uiterlijk op de 15e van de maand volgend op de maand waarin het belastbaar feit plaatsvindt of een voorschot ontvangen wordt. Eénmaal per kwartaal factureren is dus niet correct. Uw facturen éénmaal per maand opmaken is wel in orde voor de BTW, zolang dit maar ten laatste op de vijftiende dag van de maand die volgt gebeurt. Als bijvoorbeeld het belastbaar feit plaatsvindt op 23 juni, dan dient de factuur ten laatste opgemaakt te worden op 15 juli.
De factuur inleiding
Gevolgen van Incorrecte of Laattijdige Facturatie
Het niet naleven van de factuurvereisten kan aanzienlijke gevolgen hebben, zowel voor de verzender als voor de ontvanger.
Gevolgen voor de Verzender (Ondernemer)
Indien de factuur niet tijdig wordt uitgereikt of niet alle verplichte vermeldingen bevat, kan een boete worden opgelegd. Bij een eerste overtreding bedraagt deze € 50 per factuur met een maximum van € 500. Maakt u een tweede overtreding, dan bedraagt de boete € 125 per factuur met een maximum van € 1.250. Bij volgende overtredingen stijgen de boetes nog verder: € 250 per factuur met een maximum van € 5.000.
De overheid kan in de plaats van deze boetes ook een proportionele geldboete eisen, van maximaal 200% van de verschuldigde btw, als uw factuur een fout bevat in het identificatienummer, de naam of het adres van uzelf of de klant, of de aard, hoeveelheid of prijs van de geleverde goederen of diensten. Gaat het niet om fraude, maar om een vergissing, dan kan de boete voor een eerste toevallige overtreding € 25 per factuur bedragen, met een minimum van € 50 en een maximum van € 500. Bij een tweede overtreding gaat de boete naar € 50 per factuur met een maximum van € 1.250.
Gevolgen voor de Ontvanger (Klant)
Voor uw klanten heeft een onregelmatige factuur tot gevolg dat de BTW in principe niet aftrekbaar is. Ook uw klanten hebben er dus alle belang bij dat uw facturen correct worden opgesteld. De btw is slechts recupereerbaar als er aan de materiële en formele voorwaarden is voldaan. De materiële voorwaarde houdt in dat de btw slechts recupereerbaar is als de geleverde goederen en diensten gebruikt worden voor belastbare handelingen. Daarnaast geldt de formele voorwaarde: u kunt de btw slechts recupereren als u beschikt over een regelmatige of conforme factuur die alle verplichte btw-vermeldingen bevat.
Op basis van een Bancontact-afschrift, een Visa-uittreksel, een kasticket, etc. heeft u geen recht op btw-aftrek. De btw-controleur kan de aftrek van de btw die u zelf betaald heeft aan uw leverancier zomaar verwerpen als u geen "regelmatige factuur" kunt voorleggen.
Rechtzetten van Fouten: De Creditnota
Elke foutieve factuur moet worden rechtgezet met een creditnota die duidelijk verwijst naar de oorspronkelijk uitgereikte factuur. Let wel: ook al zet u een fout recht, dan nog heeft de klant het recht om een schadevergoeding te vragen. Als u een factuur ontvangt die niet alle verplichte vermeldingen bevat, vraagt u het best aan uw leverancier of aannemer dat hij u een creditnota en een nieuwe, wel correcte factuur of een verbeterend stuk bezorgt. Betaal intussen nog niet. Reageert uw leverancier niet of heeft u nog andere bemerkingen bij de factuur, protesteer die dan dadelijk via een aangetekende brief en maak tevens voorbehoud voor de schade die u riskeert te lijden door de onregelmatigheid van de factuur.
Europese Rechtspraak en BTW-Aftrek
Volgens recente Europese rechtspraak vereist het fundamentele beginsel van de btw-neutraliteit dat de recuperatie van btw toegestaan wordt als de materiële voorwaarden vervuld zijn, zelfs als aan de formele voorwaarden niet is voldaan. De Belgische BTW heeft zich hierbij aangesloten. De fiscus mag niet langer automatisch de recuperatie van de btw weigeren omdat de factuur onregelmatig of onvolledig is. De fiscus moet de btw-plichtige toelaten om een gecorrigeerde factuur en/of andere aanvullende bewijsstukken voor te leggen. Als u vóór het beëindigen van de btw-controle bewijskrachtige stukken - zoals bestelbonnen, contracten, offertes en correspondentie - kunt voorleggen die de onvolledige of onregelmatige factuur aanvullen of corrigeren, dan behoudt u uw recht op btw-recuperatie. U moet wel in het bezit zijn van een factuur, ook al is ze onregelmatig of onvolledig, en u moet deze laten corrigeren.
Ondersteuning bij Facturatie
Wilt u eenvoudig en correct factureren? Overweeg dan het gebruik van een facturatiepakket dat voldoet aan de wetgeving. Bent u niet zeker of alle verplichtingen op uw factuur voorkomen, dan kunt u deze altijd laten nakijken.
Meer informatie kan gevonden worden in Artikel 53 par 2 Wetboek BTW, KB1 29 dec 1992 art 5, en Europese richtlijnen inzake facturering, Richtlijnen nr. 2001/115/EG en nr.
tags: #uitgereken #foutief #uitgereikt